Cleuzany Lott (*)
Qualquer pessoa maior de idade pode abrir uma administradora de condomínios, mas a escolha errada é um risco que não vale a pena. Além de possibilitar prejuízos aos moradores, inclusive financeiros, a gestão será comprometida.
As ofertas de serviços com facilidades e vantagens atraentes estão por toda parte. Por isso, antes de selecionar com quem irá trabalhar, o síndico deve investir tempo para conhecer o histórico da empresa, como ela se comporta no mercado e revisar minuciosamente o contrato proposto.
Essas iniciativas, dentre outras, diminuem o perigo e propiciam a retirada de cláusulas complicadas ou desvantajosas escondidas nas entrelinhas, pois as armadilhas podem ocorrer intencionalmente ou por falta de compreensão na hora de fechar o negócio.
Fiscalização
O número de administradoras em atividade não é oficial. Sem um órgão específico ou CNAE (Classificação Nacional das Atividades Econômicas) correspondente, alguns sites do segmento condominial estimam a existência de 1.051, enquanto outros calculam que 65 mil empresas operam em todo o país.
Também não há um órgão específico de controle e fiscalização das administradoras, como ocorre com algumas categorias. O que existe é uma interpretação de que a empresa precisa ser registrada no Conselho Regional de Administração (CRA), mas não tem lei federal com essa menção. Associar-se, portanto, é opcional.
Além do CRA, muitas ingressam em entidades de classe, como Sindicatos, Associações e Federações, para dar maior transparência e segurança aos clientes. Essas organizações de natureza civil e sem fins lucrativos desenvolvem o papel de fiscalização dos associados. Porém, isso não significa que a empresa que não faça parte de uma organização não esteja apta a fornecer um trabalho de qualidade.
Outra forma de demonstrar que está em conformidade com padrões e regulamentos é conquistar as certificações de especialização reconhecida pelo mercado.
Se o síndico não for adepto à autogestão, a escolha da parceira ideal ainda requer informar-se sobre o perfil, a estrutura, a relação com os trabalhadores, fornecedores e parceiros, o suporte que ela irá prestar, incluindo o tecnológico e humano, e as certificações conquistadas.
Cláusulas ocultas
O indício de problemas pode estar nos documentos com letras miúdas. Portanto, não assine sem ter a segurança de que todas as condições do contrato sejam claras e que nada seja omitido.
Olhe com atenção os orçamentos e compare os valores, pois o preço que você vê nem sempre é o preço que você paga. Assim como muitas empresas, algumas administradoras podem não mencionar todas as taxas e custos adicionais associados aos serviços.
Para que tudo fique bem claro, questione sobre taxas ocultas, como taxas de rescisão de contrato, manutenção de contas, emissão de documentos, participação em assembleias, pagamento de 13º salário ou quaisquer outros encargos que possam surgir.
Histórico e Reputação
A reputação de uma empresa terá impacto no trabalho do síndico. Por isso, verifique o capital social da administradora, as certidões de regularidade fiscal, as famosas CNDs, mas também procure referências com outros condomínios que utilizam ou utilizaram os serviços da administradora. Eles podem fornecer informações valiosas sobre a qualidade do atendimento, cumprimento de compromissos e se o perfil de trabalho combina com a sua gestão.
Certifique-se ainda se ela possui seguro de responsabilidade profissional. Isso é fundamental em casos de negligência ou erros que possam afetar o condomínio financeiramente.
Experiência e Capacidade
O tamanho da empresa não é documento, mas a capacidade de gestão sim, afinal, administrar condomínios está associado à conveniência, comodidade e bem-estar. Portanto, veja se ela tem experiência na gestão de condomínios similares em dimensão e complexidade ao seu.
Pergunte sobre a equipe disponível para gerenciar o condomínio e como eles lidam com situações de emergência, para você não ficar sem atendimento fora do horário comercial, nos feriados e fins de semana.
Prazos e Processos de Pagamento
Esclareça os prazos para pagamentos aos fornecedores e funcionários. Atrasos podem resultar em penalidades, problemas legais ou outros transtornos para os condôminos e moradores.
Certifique-se ainda de que a administradora fornecerá relatórios financeiros regulares e transparentes, incluindo um orçamento detalhado e demonstrativos de contas, tanto as que fazem parte das despesas ordinárias quanto as extraordinárias. Isso é essencial para manter o controle financeiro do condomínio.
Manutenção de Registros
Não deixe nada para trás. Exija a manutenção dos registros detalhados de todas as transações financeiras e correspondências. Isso é fundamental para rastrear a prestação de contas. O cadastro atualizado dos moradores também é essencial. Aproveite para conferir se a empresa adota as medidas exigidas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Procedimentos de Troca
A administradora e o síndico precisam estar em harmonia. Embora as funções sejam distintas, o trabalho de um reflete no resultado do outro.
O síndico é o único responsável pelo condomínio, podendo ser responsabilizado civil e criminalmente pelos atos cometidos. Portanto, esclareça os procedimentos e custos envolvidos caso você deseje trocar de administradora no futuro.
Embora seja abusivo, é comum a imposição de longos prazos de permanência, restrições ou custos elevados para rescisão, que deverá ser estabelecida com antecedência de 30 dias.
A análise é complexa e envolve outras avaliações. O ideal é contar com a ajuda de um advogado, preferencialmente especializado em direito condominial, para revisar qualquer contrato antes de assinar.
Congresso de Síndicos
Vale ressaltar ainda que geralmente as empresas idôneas têm um forte interesse em preservar a credibilidade do segmento e trabalham em conjunto para diferenciá-las dos aventureiros que não atuam de maneira ética.
Para se manter bem informado sobre produtos e serviços, tendências do mercado, muitas participam de eventos relacionados ao empreendimento e até investem na capacitação de pessoas, como o que aconteceu no dia 30 do mês passado em Belo Horizonte.
A capital mineira recebeu profissionais, prestadores de serviços, fornecedores e síndicos no VIII Congresso de Síndicos Profissionais e Gestores de Propriedades Urbanas. As palestras tiveram como foco a “Inovação e Liderança: Transformando Condomínios e a Sociedade.”
Por fim, participar do ecossistema condominial amplia a visão sobre o mercado, aumenta o comprometimento com práticas éticas, promovendo um ambiente saudável e benéfico para todos os envolvidos. Mas quando a presença física não for possível, lembre-se de que a tecnologia permite o acesso de todos às informações.
(*) Cleuzany Lott é advogada condominialista, especialista em direito condominial, síndica empreendedora, jornalista, publicitária, diretora Associação de Síndicos, Síndicos Profissionais e Afins do Leste de Minas Gerais (ASALM), Diretora Nacional de Comunicação da Associação Nacional da Advocacia Condominial (Anacon) e coautora do livro e-book: “Experiências Práticas Conflitos Condominiais”.
As opiniões emitidas nos artigos assinados são de inteira responsabilidade de seus autores por não representarem necessariamente a opinião do jornal.
Comments 6
O Síndico aqui do condomínio , disse que e profissional , mas não faz prestação de contas , não faz assembléia , e quando faz a ata e feita posteriormente do jeito que ele quer .
Olá Valdirene. Prestação de contas não é opção, é obrigação . Quando o síndico externo ou morador se comporta assim, reflete o desinteresse da maioria dos moradores em relação ao condomínio. Por comodismo ou para evitar desgastes, as pessoas abrem mão de seus direitos e deixam perpetuar comportamentos nocivos à sociedade. Você pode contribuir encaminhando os artigos para os vizinhos e para o próprio síndico, pois acredito que o conhecimento é uma ferramenta valiosa. A outra opção é ingressar com uma ação na justiça exigindo a prestação de contas ou se detectar discrepâncias, sugerir os demais a contratação de uma auditoria para analisar as contas. Obrigada pela participação.
Excelente Materia
Muito obrigada pela participação. Sinta-se à vontade para nos mandar sugestões. Abraços.
Parabéns! Excelente artigo.
Obrigada pela participação, Paulo. Sinta-se à vontade para mandar sugestões de temas. Abraços.