Mais agilidade na tramitação de processos administrativos
O Sistema SEI, plataforma eletrônica utilizada para processos administrativos e judiciais de urgência, está completando cinco anos no Tribunal de Justiça de Minas Gerais. Em 2021, a plataforma passou a ser operada na versão 4.0.
Implantado em 2016, o sistema é originário do Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF-4), que concedeu permissão para sua utilização pelo TJMG. Atualmente, o SEI encontra-se na Coordenadoria do Sistema de Informações e de Processos de Trabalho (Cosip), que auxilia na implantação do SEI em outros órgãos.
Entre as funções já oferecidas, a versão 4.0 do SEI trouxe uma interface com novas ferramentas e funcionalidades, como painel de controle; filtro por tipo de processo na página de controle, com possibilidade de combinação com outros filtros; novas cores de marcadores, possibilitando a combinação de mais de um marcador por processo; modernização da ferramenta de blocos de assinatura; nova funcionalidade para controle de prazos; inclusão de comentários em processos e documentos; além da facilidade na navegação e melhoria nas buscas.
SEI Frota
Por meio do SEI Frota, é possível um controle mais sistemático das informações, como setores que mais demandam transporte, emissão de relatórios, pesquisa de demandas e regras. O SEI Frota trouxe também mais transparência, permitindo aos usuários, por exemplo, saber com antecedência sobre encaminhamentos dados à própria solicitação e o nome do motorista que irá atender o pedido. Os motoristas também recebem as requisições por WhatsApp, agilizando todo o processo.
Para orientar usuários e motoristas dos veículos do TJMG quanto aos procedimentos a serem observados durante o transporte, foi criada a “Cartilha de Conduta e Boas Práticas do Setor de Transporte do TJMG”. Ainda voltado ao setor de transporte do Tribunal, houve a modernização do boletim eletrônico utilizado pelos motoristas, para auxiliá-los e aos gestores no registro das requisições de transporte.
Comunidade SEI
A Comunidade SEI foi reativada e, atualmente, conta com mais de 2 mil participantes. Pelo ambiente virtual, é possível realizar troca de experiências entre os usuários e interagir com o Suporte SEI, além da possibilidade de divulgar vídeos, manuais, cartilhas, últimas notícias e próximos eventos relacionados ao sistema.
Em 2021, também foi realizada a primeira live de Capacitação do Sistema Eletrônico de Informação SEI 4.0. Foram mais de três mil inscritos. Em breve, serão disponibilizadas videoaulas sobre as principais ferramentas do sistema.
Ao viabilizar a comunicação direta entre os setores do Tribunal, o SEI contribui ainda para dar mais agilidade às respostas que chegam pelo canal “Fale com o TJMG”, sob responsabilidade da Ouvidoria, que funcionava desde 2012 com demandas por e-mail.
“O SEI garante ainda transparência externamente, uma vez que permite que o postulante da Ouvidoria acompanhe o andamento de seu relato”, disse a coordenadora da Ouvidoria do TJMG, desembargadora Cláudia Maia.
Precatórios
Há seis meses, a expedição eletrônica do ofício precatório por todos os juízes da execução do Tribunal passou a ser feita por meio do SEI, conforme a Portaria nº 5.047/PR/2021. O processamento via SEI permite mais transparência, agilidade e segurança da informação.
A expedição de precatórios via SEI possibilita a participação mais efetiva das partes, pois facilita o fornecimento de dados e documentos e minimiza erros, retrabalhos e devoluções, proporcionando uma prestação jurisdicional mais célere, além de viabilizar o teletrabalho para os setores de precatórios.
“A equipe do SEI é formada por funcionários altamente capacitados, proativos, organizados e eficientes. Preocupam-se não apenas com a entrega do resultado, como também fazem um acompanhamento junto aos usuários”, elogiou o juiz-coordenador da área de Precatórios, Christian Garrido Higuchi.
Modernização e agilidade
“O SEI vem atuando em importantes projetos que geraram benefícios para a Casa, proporcionando mais celeridade, cumprimento dos prazos, continuação do trâmite dos processos durante a pandemia, sustentabilidade e agilidade”, afirmou a juíza auxiliar da Presidência Rosimere das Graças Couto.
Com o SEI, as atividades da Coordenação de Estagiários (Coest) passaram a ser desenvolvidas de forma eletrônica, desde a admissão ao pagamento da bolsa de estágio.
Para garantir a entrega dos serviços com qualidade, as demandas recebidas pelas áreas do Tribunal são tratadas de forma personalizada. Estudos e análises do processo de trabalho das unidades são desenvolvidos para estabelecer fluxos e padronização, além da elaboração de materiais de instrução para os usuários.
No que se refere à melhoria e qualidade no atendimento, foi implantado o sistema de avaliação do atendimento do Suporte SEI. Dessa forma, é possível que sejam resolvidas de forma eficaz as questões enviadas pelos usuários.
Neste ano, foram mais de 670 mil processos tramitando internamente e mais de 8 mil processos externamente, o que incluiu em torno de 5 milhões de documentos no sistema.
Os impactos positivos reverberam em sustentabilidade, custos e agilidade no serviço público.
“Há anos trabalhando com papel, hoje me vejo diante desta infraestrutura rápida e segura. Facilitando as comunicações, promovendo celeridade e eficiência nos fluxos de trabalho. O SEI é uma ferramenta excelente!”, ressaltou a coordenadora da Cosip, Vanessa Freitas.
Compõem a equipe do SEI: Iolanda Lessa, Átila Malta, Stemer Martins, Jelly Trindade, Raphael Monteiro, Mauro Pereira, Vinicius Costa, Raquel Campos, Matheus Ferreira, Marilia Alvarenga, Lucilaine Cunha e Debora Mendes.
Diretoria Executiva de Comunicação – Dircom
Tribunal de Justiça de Minas Gerais – TJMG
